Dicen que sólo necesitamos unos segundos para formarnos una primera impresión de alguien… y esa percepción puede quedarse con nosotros para siempre. Por eso, esta semana queremos poner en valor al equipo de recepción y organización de las oficinas de Bergner, quienes, con profesionalidad y cercanía, representan la primera imagen de nuestra compañía ante quienes nos visitan.
Su trabajo es mucho más que atender llamadas o dar la bienvenida: organizan reuniones, gestionan viajes, coordinan entregas… y, sobre todo, logran que cada día empiece con orden, profesionalidad y una sonrisa. En esta ocasión, hemos conversado con las responsables de esta área de cuatro de nuestras oficinas.
¿Cuántos viajes gestionas al mes (vuelos, hoteles, desplazamientos) y cómo se integran con el resto de tus responsabilidades en la recepción?
En el mes de marzo gestioné 28 vuelos (más los cambios), 58 trayectos en tren, 32 reservas de hotel y alguna reserva de coche de alquiler. Voy integrando todo a lo largo del día, mientras atiendo visitas, organizo salas y doy soporte administrativo general.
¿Cuántas visitas suelen recibirse en la oficina de Zaragoza al mes? ¿De qué países suelen venir?
Recibimos una media de 30 personas al mes, de nacionalidades muy diversas: Hong Kong, Sudáfrica, Indonesia, España, Pakistán... Es una parte muy interesante del trabajo, porque cada día puede traerte una conversación con alguien del otro lado del mundo.
Shivani Patel (India)
¿Cuántas interacciones gestionas al día desde recepción (visitas, llamadas, mensajes, soporte administrativo)?
Las llamadas suelen ser entre 3 y 5 al día, y recibimos unas 2 visitas diarias, normalmente relacionadas con alojamiento o agencias de viajes. A nivel administrativo, me encargo de atender a los invitados, pedir comida, gestionar los suministros esenciales de oficina, organizar las reuniones de dirección y velar por el bienestar del personal, entre otras tareas.
¿Qué procesos internos dependen de tu coordinación diaria y cómo contribuyes al buen funcionamiento de la oficina desde tu posición?
Como mi puesto es de Recursos Humanos y Administración, mi primera responsabilidad es cuidar tanto de la oficina como de los clientes y empleados. Para que todo funcione bien, interactúo con los empleados y los visitantes, satisfaciendo sus necesidades básicas. También trato con nuestros proveedores, negociando mejores tarifas para mantenernos dentro del presupuesto.
Apple Chan & Jacky Huang (China)
¿Qué importancia tiene para vosotras dar la bienvenida a los visitantes de la oficina? ¿Qué impresión procuráis transmitir desde recepción?
Es muy importante dar la bienvenida a los visitantes cuando llegan a nuestra oficina. Es como la recepción de un hotel: se puede ver y sentir la experiencia.
¿Cuántas visitas, reuniones, proveedores o entregas gestionáis en una semana habitual? ¿Cómo os coordináis en los días más intensos?
Es difícil decir un número exacto, a veces hay más, a veces menos, pero siempre damos una cálida bienvenida a todos los visitantes. Estar ocupadas es nuestro estado diario. Si estamos demasiado ocupadas, podemos contar con la ayuda de otros compañeros. Todo el equipo de Bergner Guangzhou trabaja unido.
