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En Bergner, la gestión de las donaciones en especie es un claro ejemplo de cómo la colaboración entre equipos convierte el compromiso social en resultados tangibles. Detrás de cada donación hay un trabajo conjunto entre las áreas de Sostenibilidad, Finanzas, Trade Marketing y Operaciones, que hacen posible que cada producto llegue a quien más lo necesita.
Hoy hablamos con ellos para conocer de cerca cómo se organiza este proceso y qué hay detrás de cada gesto solidario que multiplica su impacto:
A través de las donaciones en especie, entre otras iniciativas, respaldamos nuestro compromiso con la sostenibilidad y, especialmente, con las comunidades locales, apoyando asociaciones que buscan generar un impacto positivo en el entorno donde operamos. Recibimos numerosas propuestas de distintas organizaciones y nos enorgullece colaborar especialmente con aquellas que trabajan cerca de nosotros y en temas de alta relevancia social.
Priorizamos entidades cuyos proyectos estén alineados con los compromisos de Bergner en materia de inclusión e igualdad, como la integración de personas con discapacidad o el acompañamiento de personas en situación de exclusión social. Además, seleccionamos organizaciones que demuestren transparencia, buenas prácticas de gobernanza y capacidad para generar un impacto positivo y tangible en la comunidad.
La evaluación depende del tipo de donación. En ocasiones, se trata de recursos esenciales que las asociaciones necesitan para mantenerse activas, como materiales para casas de acogida o escuelas de cocina; en estos casos, el impacto se refleja directamente en todas las personas atendidas por la organización.
En otros casos, como cuando nuestros productos se utilizan en eventos específicos, recibimos testimonios de las organizaciones beneficiarias. En general, las asociaciones nos proporcionan información sobre el uso de nuestros recursos y, en la medida de lo posible, sobre los resultados alcanzados a través de informes. Esto nos permite tener una visión global del impacto social y económico de cada donación y nos ayuda a identificar aquellas iniciativas que generan un beneficio tangible en las comunidades donde operamos.
A nosotros nos llega la solicitud y toda la información a través de Elena, y es en ese momento cuando en primer lugar intentamos conocer cuáles son las necesidades concretas y para quién va dirigida la donación.
Una vez que contamos con esta información (incluyendo las posibles peticiones específicas sobre qué productos son más necesarios), revisamos nuestro stock e identificamos aquellos artículos que mejor se adecuen a las necesidades de la organización solicitante o a su actividad principal.
Dado que disponemos de un surtido muy amplio y una gran cantidad de SKU’s, realizamos una primera acotación por categorías y, posteriormente, evaluamos las diferentes posibilidades. En esa revisión consideramos factores como el aging del producto, su rotación, la cantidad de stock disponible, las reservas existentes y los costes.
Con todo ello, preparamos un surtido que busca equilibrar las necesidades de la organización con una gestión responsable de nuestros recursos.
Coordinación del transporte
Documentación
Entrega y cierre del proceso
Dificultad: Coordinación entre áreas internas y externas
Dificultad: Plazos de entrega ajustados o urgencias inesperadas
Dificultad: Disponibilidad de transporte o costos elevados
Dificultad: Documentación incompleta o errores
Dificultad: Falta de trazabilidad
Las donaciones en especie se registran valorando el bien donado a su valor razonable o de mercado, reconociéndolo como un gasto y una baja del activo en contabilidad. Es importante conservar la documentación que justifique la entrega (albaranes, facturas internas o certificados de la entidad receptora). A nivel fiscal, solo son deducibles si se realizan a organizaciones reconocidas legalmente, como fundaciones u ONG y siempre con el certificado de donación correspondiente.
Sería útil tener un proceso centralizado y digitalizado, donde se registren todas las donaciones y su documentación en un mismo sistema. También ayuda contar con una política interna clara, para que todo el equipo siga los mismos pasos y se mantenga el control sin añadir más carga administrativa.
